Déléguer des tâches à son équipe

« Bah, t’as qu’à déléguer ! »

Facile à dire non ?

Combien de fois avez vous entendu ce « conseil » lancé à la volée, par une personne, un collègue, à un autre collègue, un manager qui s’épuise à la tâche, croule sous les mails, missions et urgences de tout ordre ?

Souvent !

Alors, pourquoi est-ce si difficile de déléguer ? Et si on le souhaite vraiment comment s’y prendre ? Et que déléguer ? Jusqu’où déléguer ? Comment et quand contrôler ?

Il est parfois difficile de déléguer certaines de ses missions à ses collaborateurs parce que déléguer c’est :

• prendre le risque que ce ne soit pas aussi bien fait que si on le faisait soi-même ;
• abandonner un peu de son pouvoir ;
• aussi long à transmettre ou à expliquer que de le faire soi-même de bout en bout ;
• privilégier un collaborateur et prendre le risque de démotiver les autres ;
• redonner des missions à ses collaborateurs, donc les (sur)charger alors qu’ils ont déjà les leurs…
• etc…

1. Que déléguer et à qui ?

Tout d’abord, on peut considérer que déléguer des missions à un collaborateur c’est surtout s’assurer qu’on a choisi la bonne mission, pour la bonne personne, que c’est bien dans ses capacités, compétences et pourquoi pas, que cela lui fasse plaisir. Sinon, c’est mettre son délégataire en difficulté, et donc l’enfermer dans une situation-piège qui sera contre-productive voire démotivante. Le comble.

2. Apprendre à faire confiance

Déléguer, en voilà une belle manière de témoigner sa confiance à son équipe, si cela se passe dans les règles de l’art, en respectant quelques incontournables repris dans cet article.

Comme en amour, « il n’y a pas de confiance, mais que des preuves de confiance » !

Et c’est aussi un challenge pour soi, puisque c’est non seulement un exercice de lâcher prise, mais aussi de pédagogie. En effet une partie de la réussite des missions découlera directement du cadre fixé, des consignes, et des moyens que vous aurez donnés à votre collaborateur.

Enfin, si pour vous faire confiance représente un niveau de difficulté ++, alors commencez par déléguer des tâches et missions à faible enjeu, dans des délais courts. Allez-y progressivement.

3. Présenter un attendu précis

Cette étape est clé. Il appartient au manager de d’expliciter clairement son ou ses attentes. il peut être déroutant, frustrant, insuffisant de s’entendre dire « tu fais comme d’habitude », « tu m’as déjà vu faire, fais pareil » ou encore « tu fais au mieux, ok ? ».

Non.

Soyons sérieux ! Le manager doit savoir dire précisément à quelles conditions on peut considérer que la mission est réussie…. en donnant des éléments, objectifs, et attendus précis. Il peut s’agir d’objectifs chiffrés, donc quantitatifs, mais aussi qualitatifs, en s’appuyant pourquoi pas sur des exemples.

Exemple: « J’ai besoin que les 21 dossiers d’appel d’offres finalisés soient bien complétés et transmis à chacune des 5 parties prenantes. OK pour toi ? »

4. Donner un délai, une séquence temps

Puisque vous avez une idée précise du temps nécessaire à la réalisation de la mission par votre collaborateur, donnez lui un délai précis. Mieux, assurez vous qu’il le valide, et que ce délai est donc perçu comme atteignable. C’est plus confortable pour chacun. 😉

Exemple: « Boucler le dossier pour vendredi 17h, dans les conditions fixées, ça te parait jouable ? »

5. Laisser la liberté de la mise en oeuvre

Puisque vous avez sélectionné la bonne personne, et que la mission confiée est dans ses cordes alors, vous pouvez lui laisser la liberté du mode opératoire. Tout au plus, si c’est utile, indiquez lui que le cadre du respect des procédures de l’entreprise est sa seule contrainte. Pour le reste, laissez lui le champ libre.

On peut même imaginer que ce collaborateur de confiance puisse vous proposer une nouvelle méthode de travail, un autre process innovant, ce qui fera sa fierté, et la vôtre avec !

6. Donner les moyens

Le « tu te débrouilles » ne va pas suffire, je vous le promets.

Non seulement c’est le rôle du délégant de donner les moyens matériels, humains, techniques, mais aussi de s’assurer que pour le délégataire, c’est conforme à ses attentes. Sinon, là encore la délégation relève du piège, ou de la mission à haut risque, où ce dernier joue une partie de sa crédibilité voire de son amour-propre.

Discours possible : « Voici la liste des moyens que je te donne pour accomplir cette mission. Est-ce OK pour toi ? De quoi d’autre aurais-tu besoin ? »

7. Faire des points d’étapes réguliers

J’ai entendu un manager dire un jour « déléguer sans contrôler c’est… délaisser ».

Cela m’a marqué, et je partage.

Les consignes de départ peuvent prévoir aussi, sous forme écrite de préférence, des points d’étapes et rendez-vous entre le délégant et le délégataire pour faire le point sur le déroulement de la mission, les moyens alloués et les résultats à date.

Ces points d’étapes doivent être rapides, factuels à intervalles réguliers et si possible… encourageants pour le collaborateur.

Discours possible : « Raconte moi où tu en es. Comment ça se passe ? »

8. Rester en soutien, disponible, si besoin

Déléguer, nous le savons tous, c’est « confier » davantage que « se débarrasser ». Non ?

Pour cela il convient, pour le bien être des 2 parties prenantes, que le délégant reste disponible ou joignable, d’autant si cela a été convenu au départ de la mission. De manière raisonnable et ponctuelle.

Parce que parfois, pour un échange rapide d’informations, d’outils, pour une aide ponctuelle, attendre le prochain point d’étape, ce n’est pas commode ou suffisant.

Discours possible : « Quoi qu’il arrive, je reste joignable si tu as une difficulté, si tu bloques ou si j’ai oublié de te donner tel ou tel élément ».

9. Faire le bilan

Déléguer une mission, une tâche c’est comme rédiger et un mener un plan d’action. Il y a un début, et une fin. Ces 2 moments sont aussi importants l’un que l’autre.

Parce que faire le bilan ça permet de :

• Contrôler que les objectifs sont atteints
• Témoigner de l’intérêt, de la considération à son collaborateur
• Mettre en valeur le travail accompli
• S’enrichir du partage d’expériences
• Vérifier l’adéquation entre les moyens donnés et l’ampleur de la tâche
• Évaluer l’état d’esprit du collaborateur au sortir de cette mission (épuisé, satisfait, frustré…)
• Découvrir de nouvelles compétences et savoir-faire au sein de votre équipe…

Discours possible : « Je voudrais maintenant qu’on fasse le bilan de cette mission ponctuelle que je t’ai confiée. Et je voudrais d’abord savoir, comment tu l’as vécue, ce que tu en retiens, tes fiertés, difficultés, et tes remarques… ».

10. Remercier

Basique.

Puisque l’on peut considérer qu’une mission déléguée par son supérieur hiérarchique ne se refuse pas, il est primordial, au delà de la simple politesse, de remercier chaleureusement votre collaborateur pour le temps, l’énergie et le sérieux qu’il a su mobiliser pour répondre à vos attentes.

L’occasion de l’inviter à déjeuner, de lui faire un cadeau ?

C’est vous qui savez !

😉

A vous de jouer !

Boris NEPVEU

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