All posts by : Boris

« Bah, t’as qu’à déléguer ! »

Facile à dire non ?

Combien de fois avez vous entendu ce « conseil » lancé à la volée, par une personne, un collègue, à un autre collègue, un manager qui s’épuise à la tâche, croule sous les mails, missions et urgences de tout ordre ?

Souvent !

Alors, pourquoi est-ce si difficile de déléguer ? Et si on le souhaite vraiment comment s’y prendre ? Et que déléguer ? Jusqu’où déléguer ? Comment et quand contrôler ?

Il est parfois difficile de déléguer certaines de ses missions à ses collaborateurs parce que déléguer c’est :

• prendre le risque que ce ne soit pas aussi bien fait que si on le faisait soi-même ;
• abandonner un peu de son pouvoir ;
• aussi long à transmettre ou à expliquer que de le faire soi-même de bout en bout ;
• privilégier un collaborateur et prendre le risque de démotiver les autres ;
• redonner des missions à ses collaborateurs, donc les (sur)charger alors qu’ils ont déjà les leurs…
• etc…

1. Que déléguer et à qui ?

Tout d’abord, on peut considérer que déléguer des missions à un collaborateur c’est surtout s’assurer qu’on a choisi la bonne mission, pour la bonne personne, que c’est bien dans ses capacités, compétences et pourquoi pas, que cela lui fasse plaisir. Sinon, c’est mettre son délégataire en difficulté, et donc l’enfermer dans une situation-piège qui sera contre-productive voire démotivante. Le comble.

2. Apprendre à faire confiance

Déléguer, en voilà une belle manière de témoigner sa confiance à son équipe, si cela se passe dans les règles de l’art, en respectant quelques incontournables repris dans cet article.

Comme en amour, « il n’y a pas de confiance, mais que des preuves de confiance » !

Et c’est aussi un challenge pour soi, puisque c’est non seulement un exercice de lâcher prise, mais aussi de pédagogie. En effet une partie de la réussite des missions découlera directement du cadre fixé, des consignes, et des moyens que vous aurez donnés à votre collaborateur.

Enfin, si pour vous faire confiance représente un niveau de difficulté ++, alors commencez par déléguer des tâches et missions à faible enjeu, dans des délais courts. Allez-y progressivement.

3. Présenter un attendu précis

Cette étape est clé. Il appartient au manager de d’expliciter clairement son ou ses attentes. il peut être déroutant, frustrant, insuffisant de s’entendre dire « tu fais comme d’habitude », « tu m’as déjà vu faire, fais pareil » ou encore « tu fais au mieux, ok ? ».

Non.

Soyons sérieux ! Le manager doit savoir dire précisément à quelles conditions on peut considérer que la mission est réussie…. en donnant des éléments, objectifs, et attendus précis. Il peut s’agir d’objectifs chiffrés, donc quantitatifs, mais aussi qualitatifs, en s’appuyant pourquoi pas sur des exemples.

Exemple: « J’ai besoin que les 21 dossiers d’appel d’offres finalisés soient bien complétés et transmis à chacune des 5 parties prenantes. OK pour toi ? »

4. Donner un délai, une séquence temps

Puisque vous avez une idée précise du temps nécessaire à la réalisation de la mission par votre collaborateur, donnez lui un délai précis. Mieux, assurez vous qu’il le valide, et que ce délai est donc perçu comme atteignable. C’est plus confortable pour chacun. 😉

Exemple: « Boucler le dossier pour vendredi 17h, dans les conditions fixées, ça te parait jouable ? »

5. Laisser la liberté de la mise en oeuvre

Puisque vous avez sélectionné la bonne personne, et que la mission confiée est dans ses cordes alors, vous pouvez lui laisser la liberté du mode opératoire. Tout au plus, si c’est utile, indiquez lui que le cadre du respect des procédures de l’entreprise est sa seule contrainte. Pour le reste, laissez lui le champ libre.

On peut même imaginer que ce collaborateur de confiance puisse vous proposer une nouvelle méthode de travail, un autre process innovant, ce qui fera sa fierté, et la vôtre avec !

6. Donner les moyens

Le « tu te débrouilles » ne va pas suffire, je vous le promets.

Non seulement c’est le rôle du délégant de donner les moyens matériels, humains, techniques, mais aussi de s’assurer que pour le délégataire, c’est conforme à ses attentes. Sinon, là encore la délégation relève du piège, ou de la mission à haut risque, où ce dernier joue une partie de sa crédibilité voire de son amour-propre.

Discours possible : « Voici la liste des moyens que je te donne pour accomplir cette mission. Est-ce OK pour toi ? De quoi d’autre aurais-tu besoin ? »

7. Faire des points d’étapes réguliers

J’ai entendu un manager dire un jour « déléguer sans contrôler c’est… délaisser ».

Cela m’a marqué, et je partage.

Les consignes de départ peuvent prévoir aussi, sous forme écrite de préférence, des points d’étapes et rendez-vous entre le délégant et le délégataire pour faire le point sur le déroulement de la mission, les moyens alloués et les résultats à date.

Ces points d’étapes doivent être rapides, factuels à intervalles réguliers et si possible… encourageants pour le collaborateur.

Discours possible : « Raconte moi où tu en es. Comment ça se passe ? »

8. Rester en soutien, disponible, si besoin

Déléguer, nous le savons tous, c’est « confier » davantage que « se débarrasser ». Non ?

Pour cela il convient, pour le bien être des 2 parties prenantes, que le délégant reste disponible ou joignable, d’autant si cela a été convenu au départ de la mission. De manière raisonnable et ponctuelle.

Parce que parfois, pour un échange rapide d’informations, d’outils, pour une aide ponctuelle, attendre le prochain point d’étape, ce n’est pas commode ou suffisant.

Discours possible : « Quoi qu’il arrive, je reste joignable si tu as une difficulté, si tu bloques ou si j’ai oublié de te donner tel ou tel élément ».

9. Faire le bilan

Déléguer une mission, une tâche c’est comme rédiger et un mener un plan d’action. Il y a un début, et une fin. Ces 2 moments sont aussi importants l’un que l’autre.

Parce que faire le bilan ça permet de :

• Contrôler que les objectifs sont atteints
• Témoigner de l’intérêt, de la considération à son collaborateur
• Mettre en valeur le travail accompli
• S’enrichir du partage d’expériences
• Vérifier l’adéquation entre les moyens donnés et l’ampleur de la tâche
• Évaluer l’état d’esprit du collaborateur au sortir de cette mission (épuisé, satisfait, frustré…)
• Découvrir de nouvelles compétences et savoir-faire au sein de votre équipe…

Discours possible : « Je voudrais maintenant qu’on fasse le bilan de cette mission ponctuelle que je t’ai confiée. Et je voudrais d’abord savoir, comment tu l’as vécue, ce que tu en retiens, tes fiertés, difficultés, et tes remarques… ».

10. Remercier

Basique.

Puisque l’on peut considérer qu’une mission déléguée par son supérieur hiérarchique ne se refuse pas, il est primordial, au delà de la simple politesse, de remercier chaleureusement votre collaborateur pour le temps, l’énergie et le sérieux qu’il a su mobiliser pour répondre à vos attentes.

L’occasion de l’inviter à déjeuner, de lui faire un cadeau ?

C’est vous qui savez !

😉

A vous de jouer !

Boris NEPVEU

Le reste de notre articles en cliquant ici

Ah… la bienveillance, devenue l’alpha et l’oméga du management moderne, celle dont on parle si souvent, sans forcément la voir, la vivre, ou même l’offrir.

« Il y a ceux qui en parlent tout le temps, sans forcément avoir un échantillon sur eux » aurait dit Coluche.

Mais qu’est ce que la bienveillance en entreprise ? Y a-t-elle finalement sa place ? Quelle est sa frontière avec le laxisme, le manque d’exigence ou de courage managérial ? A quoi reconnait-on LA bienveillance ? A quelles règles, codes ou incontournables répond-elle ?

Retour aux basiques, la définition du Robert : Disposition favorable à l’égard de quelqu’un.

Pour nous, voici ce qu’est la bienveillance. Et nous ne prétendons pas détenir la vérité !

1. Se mettre à la place de l’autre

C’est un état d’esprit. Comme si c’était une recherche permanente de gagnant-gagnant. Se mettre à la place de l’autre c’est penser et communiquer avec l’autre en ayant un point de vue plus large sur la situation, le champ du possible. Se mettre à la place de l’autre c’est aussi imaginer ses contraintes, objectifs, points de vue…et attentes. Mieux, c’est dire qu’on se met à la place de son interlocuteur. Mieux encore si c’est possible, le prouver, en voilà un gage de réussite pour sa communication.

Parler de soi, se prendre comme exemple n’est pas toujours, voire jamais, la meilleure manière de susciter l’écoute, ou de convaincre son interlocuteur. L’autre n’est pas moi, et vis-versa. Se mettre à la place de l’autre c’est imaginer ce que l’autre ressent dans telle ou telle difficulté, face à telle ou telle situation.

2. Dire les choses avec clarté

La langue de bois, les éléments de langage ne nourrissent pas toujours, ou même jamais, la relation entre le manager et son collaborateur… Dire les choses avec clarté c’est faire honneur à la relation, c’est être capable de dire ce qui est agréable à entendre, ou pas. C’est aussi faire preuve de courage, et souvent, les collaborateurs se reconnaissent plus volontiers dans un manager ou un dirigeant qu’ils estiment être courageux.

3. Donner des objectifs atteignables

Quoi de plus décourageant que de se voir infliger des objectifs dont on sait, des 2 côtés de la table, qu’ils ne sont pas réalisables ? Alors pourquoi ne pas les fixer ensemble, en valorisant pourquoi pas l’objectif du collaborateur, dans l’enveloppe globale de l’objectif attendu pour son service, parler de « sa part du job ». C’est clair, net, responsabilisant voire même motivant.

4. Communiquer avec sincérité

Puisque la clarté est acquise (voir plus haut), alors qu’est-ce qui nous empêche aussi, de dire ce que l’on pense, ressent, en tant que manager ? Partager son avis avec un collaborateur, sur les orientations de l’entreprise, ses ambitions, ses projets, ce n’est (surtout) pas remettre en question les valeurs, le sens de l’histoire. C’est juste dire en tant que Manager, ce que l’on pense des choix qui sont fait, et comment on va pouvoir collectivement prendre sa part à l’effort collectif, dans l’intérêt de toutes et tous. Être sincère ce n’est pas une option, c’est la seule valable, non ?

5. Poser des questions ouvertes

Parmi les clés qui peuvent nous permettre de mettre en oeuvre une véritable bienveillance, le fait de poser, le plus souvent possible des questions ouvertes à ses équipes, c’est essentiel. Histoire de ne pas laisser imaginer qu’à toute question, on ne répond pas juste oui…ou non. Oui, le manager décide, dirige, oriente, mais en tant que leader, obtenir l’adhésion du groupe ou de l’équipe est essentiel. Quelques exemples concrets:

• Comment vas-tu ?
• Quel est ton point de vue sur…?
• Comment tu verrais nos plannings dans le cadre de cette réorganisation …?
• Que dirais-tu d’une journée en extérieur pour bosser sur le dossier X ou Y ?
• Que manque-t-il selon toi pour qu’on puisse atteindre…. ?
• Comment puis-je t’aider à…?
• Quelle idée te fais-tu du profil idéal de notre futur collègue de l’administration des ventes ?
• Ce serait toi qui…. comment verrais tu la suite ?
• Etc…

6. Offrir le droit à l’erreur

On connait tous le vieil adage « il n’y a que ceux qui ne font rien qui…ne se trompent jamais ». C’est vrai mais au delà de ça ? Donner le droit à l’erreur c’est encourager l’initiative, la créativité, sans juger, blâmer puisqu’il est imaginable, voire souhaitable de se tromper.

Selon le site naitreetgrandir.com si on considère en moyenne une population de bébés de 12 à 18 mois qui ont appris à marcher, le nombre de pas par heure s’élève à 2 368 et le nombre de chutes, à 17.

Alors pourquoi pas les adultes dans leur mission professionnelle ?

J’aime citer Nelson Mandela qui dit un jour « Je ne perds jamais, soit je gagne, soit j’apprends ».

Ayant conscience de tout cela, notre manager peut grandir et faire grandir la relation managériale en cultivant ce « droit à l’erreur » au sein de son entité.

7. Ecouter jusqu’au bout

Basique me direz-vous ? Peut-être. Mais écouter jusqu’au bout, faisant preuve d’écoute attentive et active, c’est différent. Tiens, qui est encore capable d’écouter son interlocuteur, les yeux dans les yeux, sans regarder toutes les 3 minutes sa montre connectée, son écran d’ordinateur portable ou autre ? Juste une écoute, une vraie écoute et soyons dingues pourquoi pas accompagnée d’une prise de note !

Je vous parle d’écoute, la vraie, celle où l’on laisse son interlocuteur aller au bout de son propos, sans chercher à l’interrompre ou le convaincre. Même si rien ne vous empêche de ponctuer avec quelques « c’est à dire ? », ou « qu’entends-tu par là ? », ou encore « peux-tu me donner des exemples pour que je comprenne ? ».

8. Eviter le jugement

La bienveillance c’est aussi admettre que l’autre, son collaborateur, son collègue, puisse avoir un autre avis que le vôtre, sans pour autant qualifier son propos, le rétrécir bref, le juger. Quand on juge, et que le couperet tombe, c’est un peu le « circulez y’a rien à voir » du management. Ce qui ne vous empêche pas de présenter votre position et de l’argumenter. Et puis après tout, seul le juge… juge, non ?

Pas facile n’est-ce pas ?

9. Garder l’esprit positif

C’est probablement ce qu’il y a de plus difficile à maintenir, au quotidien.

Et pourtant.

Votre posture de Manager vous impose de garder l’esprit positif, pour garder l’équipe mobilisée, leur témoigner toute votre confiance et remarquer les « beaux gestes » du quotidien.

Garder l’esprit positif permet de créer ou d’entretenir un état d’esprit enthousiaste, combatif, gagnant et de regarder les moyens d’y arriver plus que les obstacles.

A vous de jouer !

Boris NEPVEU

Le reste de notre articles en cliquant ici